Sonepar: AI per dirigenti e Microsoft 365 per più di 500 persone

Per Sonepar abbiamo costruito due percorsi di formazione, pensati per due pubblici molto distanti. Da una parte 19 dirigenti, dall'altra più di 500 persone tra la sede e i punti vendita. L'obiettivo era lo stesso: cambiare le abitudini di lavoro prima ancora degli strumenti, e rendere i reparti più autonomi nei propri processi.

Sonepar voleva portare l'organizzazione verso il digitale e verso un uso consapevole di AI e Cloud Collaboration. Il punto era un cambio di cultura operativa e più autonomia nei processi, non l'ennesimo corso sugli strumenti.

Boolean ha progettato entrambi i percorsi, li ha erogati e ha preparato i materiali che restano ai partecipanti: framework e template pronti, matrici di valutazione, checklist.

Ai 19 dirigenti sono state dedicate 26 ore, in un'unica aula. La scelta era voluta: il confronto strategico, il networking interno e le regole condivise si costruiscono meglio in una stanza sola.

Il metodo era problem-first. Non siamo partiti dalla teoria ma dai colli di bottiglia veri: approvazioni ferme, DDT e garanzie da gestire, solleciti mandati a mano. Su ognuno ci siamo chiesti cosa potesse fare l'AI, e solo dopo abbiamo spiegato come funziona.

Il percorso aveva quattro fasi. Nella prima i dirigenti hanno capito come ragiona un modello generativo e come si tengono i dati riservati dentro il perimetro Microsoft e il GDPR, con un RAG che risponde sui documenti di Sonepar e non sull'inventiva del modello.

La seconda fase ha portato Copilot nella giornata di lavoro: sintesi di mail e riunioni, bozze di documenti, analisi dei trend di vendita. La terza è stata sull'automazione. Il process mining mostra dove il lavoro si inceppa e una matrice frequenza-complessità decide cosa automatizzare. Ogni dirigente ha mappato un processo del proprio reparto e costruito il primo flusso, così da dipendere meno dall'IT per le piccole automazioni.

L'ultima fase ha riguardato gli agenti personalizzati e le regole per rilasciarli in azienda: ognuno ne ha creato, provato e rifinito uno su un caso aziendale. Restano template di prompt, matrici per decidere le priorità e report fatti in aula su casi veri.

Il secondo progetto ha coinvolto più di 500 persone, della sede e dei punti vendita, in 20 aule da circa 25 partecipanti che hanno lavorato in parallelo. Ogni aula ha seguito 6 ore di corso in quattro moduli, 120 ore di erogazione in tutto. I gruppi erano piccoli perché durante le simulazioni serviva qualcuno che affiancasse chi si bloccava.

Qui il problema non era l'AI, era il modo in cui si lavora sui documenti. Per spiegarlo abbiamo usato metafore che si ricordano: OneDrive è la scrivania privata, SharePoint l'archivio ufficiale, Teams la piazza dove ci si incontra. La regola che teneva insieme tutto era «niente allegati»: si condivide un link, e il file resta uno.

Nel primo modulo si è ripulita una cartella locale e la si è portata su OneDrive o SharePoint, imparando a gestire i permessi e a recuperare da soli una versione precedente. Nel secondo si è lavorato in co-authoring su un documento dentro Teams, senza pestarsi i piedi. Il terzo era sulla posta, con una matrice per scegliere il canale giusto tra Outlook e Teams.

L'ultimo modulo ha seguito una riunione dall'inizio alla fine: agenda e note prima, appunti condivisi durante, verbale e task su Planner dopo, con Copilot che estrae le azioni. A ogni partecipante sono rimasti due strumenti: una checklist di regole d'oro per i documenti e la matrice della comunicazione.

I due percorsi sembravano lontani: uno parlava di agenti e RAG, l'altro di come si chiamano i file. Il metodo era lo stesso. Si partiva da una fatica quotidiana, si dava una regola semplice e la si provava subito su un caso di lavoro vero. Gli strumenti sono venuti dopo.

La collaborazione con Sonepar è andata bene. I casi su cui si è lavorato erano suoi, dai DDT alle garanzie, dalle gare d'appalto ai solleciti, ed è su questi che i partecipanti hanno provato gli strumenti. L'impatto sulla produttività è stato positivo.